De voordelen van het ReferentieGrootboekSchema (RGS) zijn evident. Door de implementatie van RGS is het mogelijk om direct W&V, kasstromenoverzichten en rapportages te genereren voor bijvoorbeeld de dVi, met een druk op de knop!

Om RGS in te voeren heb je niet alleen kennis van RGS nodig maar moet je ook heel goed begrijpen hoe corporaties werken! Het invoeren binnen de financiële afdeling gaat verder dan mooie (Power BI) dashboards alleen. Hoe zorgen we ervoor dat er ook daadwerkelijk gestuurd kan worden op de inzichten? En dat de administratieve processen ook zodanig zijn ingericht dat op de uitkomsten van de financiële indicatoren vertrouwd kan worden?

Al jaren werken Skarp en RGS-wonen samen. Eerst met Aedes om RGS in de sector geaccepteerd te krijgen. Daarna om deze in de (corporatie) praktijk te brengen. Al meer dan 25 klanten van Skarp werken op RGS, veelal op basis van mappingen die RGS-wonen heeft gemaakt.

De komende periode gaan we de samenwerking intensiveren. Skarp gaat de dVi2020 Power BI rapportage en de xbrl (SBR-wonen) aanlevering uitrollen. Deze verantwoordings-uitvraag van SBR-wonen gebruikt RGS 3.3. Samen met RGS-wonen gaat Skarp zorgen dat ook hoofdstuk 3 van de dVi er weer perfect uitrolt. Daarnaast gaan we samen de financiële afdelingen ondersteunen bij het goed implementeren van RGS binnen de administratieve processen.

We zijn heel blij dat Skarp, als meest innovatieve BI aanbieder van de sector, voor ons heeft gekozen als partner op gebied van RGS!

voor meer informatie, neem contact op of mail: aadvanmil@rgs-wonen.nl

 

RGS-wonen is geselecteerd voor het NBA Open Podium Accounttech!

De meest aansprekende inzendingen voor het NBA Open Podium Accounttech zijn bekend. Het forum van het NBA Open Podium Accounttech heeft 9 van de 25 inzendingen geselecteerd. Zij mogen op 13 juni pitchen voor het forum en presenteren op het NBA Open Podium event.

Het proces en de criteria
De inzending bestond uit een template met vragen die door de deelnemers zelf zijn ingevuld en ingezonden. Op basis van het ingezonden materiaal heeft het forum een indeling gemaakt op categorie/onderwerp én fase waarin de inzending zich bevindt: idee, prototype of product. Vervolgens zijn per inzending op een schaal van 1 – 5 punten toegekend of basis van twee criteria:
1. Mate van innovatie (1-5 punten)
2. (potentiële) Impact (1- 5 punten)

De voor het forum meest aansprekende inzendingen zijn vervolgens geselecteerd.
Zowel de inzendingen die doorgaan als degenen die zijn afgevallen hebben in de week van 27 mei bericht ontvangen. Indien zij toestemming hebben gegeven zijn ze in het onderstaande overzicht vermeld met hun bedrijfsnaam, korte omschrijving van het idee/product, URL en eventueel videomateriaal.

(klik hier voor het volledige artikel van de NBA.)

 

De definitieve versie van het Referentie Grootboek Schema (RGS) 3.1 met de branche-uitbreiding voor de Woningcorporaties is beschikbaar. En nu?

Bezoek rgs-wonen.nl en ontdek de mogelijkheden. Maak gebruik van de informatie uit de kennisbank of kies uit de diensten die worden aangeboden.

Want het wordt pas leuk als je er mee aan de slag gaat. RGS-wonen helpt woningcorporaties graag in hun volgende stap met RGS. Bijvoorbeeld voor een eerste kennismaking met dit gestandaardiseerde rekeningschema of bij het inrichten en toepassen van RGS binnen de corporatie.

RGS-wonen combineert diepgaande kennis, ervaring van financiële processen en verantwoordingsinformatie bij woningcorporaties met inhoudelijke kennis van RGS en SBR. Ook werken wij samen met partners uit het RGS netwerk en het SBR programma om de sector optimaal te bedienen.

Kennisbank en service

Naast het belangrijke www.referentiegrootboekschema.nl biedt de website van RGS-wonen extra informatie specifiek verzameld voor woningcorporaties. Vind deze informatie in de snelgroeiende kennisbank, veel gestelde vragen, publicaties en interviews. Ook de meest actuele versie van het Referentie GrootboekSchema en de implementatiehandleiding welke met Aedes is opgesteld staan op de website.

Behoefte aan meer persoonlijke begeleiding? Via rgs-wonen.nl worden verschillende diensten aangeboden om actief met RGS aan de slag te gaan. Op verschillende niveaus en aangepast aan de behoefte van de corporatie.

• Introductie workshop
• RGS mappen aan het eigen rekeningschema
• Rapportages of een dashboard
• Continue ondersteuning met een service abonnement

Drijvende kracht achter RGS-wonen

Aad van Mil is de hoofdauteur van het RGS voor de woningcorporaties. Hij heeft als drijvende kracht samen met Aedes in een bijzondere ketensamenwerking het RGS-wonen rekeningschema tot stand gebracht. Door intensief samen te werken met alle stakeholders is er in korte tijd een zeer complete uitbreiding voor woningcorporaties verzorgt binnen de Nederlandse RGS. Hij is reeds bekend als vraagbaak en steunpilaar voor RGS. Nu is het tijd om ook actief naar buiten te treden. Hij helpt de sector bij het toepassen van RGS en daadwerkelijk te profiteren van de voordelen.

De verantwoordingsdruk bij woningcorporaties is de laatste jaren sterk gestegen. Logisch dat corporaties daarom kijken naar mogelijkheden om makkelijker verantwoording af te leggen. Woningcorporatie Trivire uit Dordrecht is samen met Aareon een RGS-pilot gestart met als doel om op basis van gestandaardiseerde codering van financiële gegevens tot een grootboekrekeningschema te komen. Is volledige standaardisering het antwoord om de verantwoordingsdruk te doen verminderen? Een gesprek met Financieel Adviseur William Giltay.

Doordat de corporatiesector meer onder een vergrootglas ligt, is voor Trivire zowel intern als extern de verantwoordingsdruk toegenomen, legt William uit. “Binnen Trivire merken wij bijvoorbeeld dat investeringsbesluiten vragen om extra verantwoording. Buiten de corporatie zijn bijvoorbeeld de door de toezichthouders gevraagde dVi en dPi verantwoordelijk voor meer verantwoordingsdruk. Het belang van goede en soms uitgebreide verantwoordingsdocumenten is daardoor gegroeid. Daarbij wordt de lat voor deze producten steeds hoger gelegd voor zowel kwaliteit als snelheid.”

Andere rol
Om de groeiende druk bij te benen, heeft de Dordrechtse corporatie extra medewerkers in moeten zetten. “Verschillende medewerkers hebben een andere rol binnen de organisatie gekregen,” legt William uit. “Ze zijn verantwoordelijk gemaakt voor een bepaald proces inclusief alle data die in dat proces wordt gebruikt. Deze rol noemen wij: data-eigenaar. Daarnaast hebben wij meer fte toegewezen aan het maken van rapportages en de controle ervan. Daarop aansluitend is de invoering van de – voor Trivire nieuwe – functie van business controller, die het management advies geeft bij het nemen van strategische besluiten. Ook heeft de vraag om meer verantwoording effect gehad op de waardering van het bezit tegen marktwaarde in verhuurde staat. Hiervoor was voorheen andere data nodig, waardoor wij nu ‘nieuwe’ data moeten registreren.”

Kleine stapjes, juiste richting
Om gebruik te maken van standaarden om verantwoording makkelijker af te leggen, moest Trivire eerst de datakwaliteit verbeteren. William: “Wij hebben eerst naar de basis gekeken: de gegevens over ons bezit en de gegevens over onze klanten. Mijn motto is: je kunt beter kleine stapjes in de juiste richting zetten, dan slechts praten over die ene grote stap. Het aanwijzen van de data-eigenaren van bepaalde processen was daar een onderdeel van. Deze medewerker werkt samen met de proceseigenaar om de datakwaliteit voortdurend te borgen.”

Nieuwe bril
“Een voordeel van standaardiseren is dat met een nieuwe bril naar de huidige processen wordt gekeken,” vervolgt William. “We kijken waar het handig en doelmatig is om zoveel mogelijk te standaardiseren. Het uiteindelijke doel daarbij is efficiencywinst, en ruimte creëren om andere dingen op te pakken. Ik verwacht overigens niet dat Trivire – of welke corporatie dan ook – ooit volledig gestandaardiseerd wordt. Er zijn altijd gebieden die maatwerk vragen. Wel wordt hierdoor informatie uniform ontsloten aan gestandaardiseerde systemen. De kans op aanlevering van onjuiste informatie wordt verkleind.”

RGS-pilot
Een gebied waar William bijvoorbeeld nog genoeg ruimte voor maatwerk ziet, is bij het Referentie Grootboek Schema (RGS), een proces dat als doel heeft om op basis van gestandaardiseerde codering van financiële gegevens tot een grootboekrekeningschema te komen. “RGS is een standaard met een vooraf vastgestelde taxonomie, maar onder een bepaald niveau kun je die informatie naar wens verrijken. Salariskosten zijn bijvoorbeeld binnen RGS opgenomen, maar wij als Trivire willen ook onderscheid maken tussen verschillende medewerkersfuncties. Op die manier hebben wij intern het maatwerk dat wij willen, maar is de overkoepelende kostenpost ‘salariskosten’ standaard bruikbaar in RGS.”

De Dordrechtse corporatie voert de RGS-pilot uit met haar ERP-leverancier Aareon. “In deze pilot kijken wij of ons ERP-systeem Tobias AX voldoet aan de eisen om met RGS te kunnen werken. Tijdens de pilot kijken we naar bijvoorbeeld zaken waar we als gebruiker of leverancier tegenaan lopen bij de implementatie. Die ervaringen worden gedeeld en kunnen gebruikt worden bij het invoeren van RGS bij andere woningcorporaties.”

Meedenken en invloed uitoefenen
Eerder werkte de corporatie ook al mee aan een pilot voor system-to-system aanlevering van verantwoordingsdata. “RGS bouwt daarop voort. Wij zien het Referentie Grootboek Schema als essentiële basis om system-to-system te kunnen werken. Het grote voordeel voor ons is dat door mee te werken aan pilots, wij kunnen meedenken en invloed kunnen uitoefenen op de definitieve oplossing. We kunnen nu alvast met het gebruik van RGS oefenen, leren van onze fouten en met onze feedback anderen ervoor behoeden.”

Beter vergelijken
Naast het makkelijker afleggen van verantwoording wil Trivire door het gebruik van standaarden als RGS zichzelf beter kunnen vergelijken met collega corporaties. “Door onszelf te spiegelen met gelijkwaardige woningcorporaties kunnen wij zien waar we het – bijvoorbeeld financieel – goed of minder goed doen,” legt William uit. “Dit kan komen door een keuze, bijvoorbeeld het hebben van hogere incassokosten en tegelijkertijd minder ontruimingen en lagere huurachterstanden. Die informatie stelt ons vervolgens in staat de processen en bedrijfsvoering te verbeteren.”

Meer standaarden
“Ik verwacht dat standaarden als het Referentie Grootboek Schema de komende jaren gemeengoed in de sector zullen worden,” sluit William af. “Dat wordt vooral aangejaagd omdat de verantwoordingsvraag van dVi en dPi via Standard Business Reporting gaat lopen. Het is dan ook niet zo dat wij ‘klaar’ zijn na het invoeren van RGS. De komende jaren zullen er steeds meer standaarden komen vanuit externe toezichthouders om het verantwoorden efficiënter en makkelijker te maken. Ook zal er intern steeds meer worden gestandaardiseerd, zodat iedereen binnen Trivire dezelfde taal spreekt.”

Bron: CorporatieGids Magazine | Foto: Carin du Burck

Van Blijderveen over het nut van RGS en de nieuwe rol van de boekhouder “De innovators hebben RGS al omarmd, nu de rest nog. Tijdens mijn voorzitterschap van de Taskforce wil ik dat onze leden zich nog bewuster zijn van de veranderingen die eraan komen. Men zal vroeg of laat het nut van RGS zien. Logisch, want de voordelen zijn groot en de mogelijkheden legio.” Het moge duidelijk zijn: Dirk-Jan van Blijderveen, de nieuwe voorzitter van de Taskforce Implementatie RGS is een enthousiaste pleitbezorger. “Ik zie de huidige automatisering als een tweede revolutie. De eerste revolutie was het computergebruik in onze branche. We zitten nu midden in de tweede, veel sterkere revolutie: de volledige automatisering van data. Er is altijd een groep die huiverig is voor die verandering, zij staan wantrouwig tegenover de digitalisering, tegenover de cloud en dergelijke. Maar stap voor stap zien de meesten de voordelen wel. ‘Hey dat kan ik gebruiken ook voor CBS, en voor de bank. Best handig.’” Dirk-Jan van Blijderveen, financieel en fiscaal dienstverlener, werd gevraagd om het voorzitterschap van Perry Telle over te nemen vanuit zijn rol als nieuw bestuurslid van NOAB. “Ik zou mezelf niet als innovator bestempelen, dus het leek me in eerste instantie een onmogelijke job. Perry heeft zoveel kennis en een groot netwerk. Maar ik ben gevraagd omdat ze me een voorbeeld vonden, doordat ik open sta voor de verandering en die ook doorzet in mijn eigen onderneming. Dus heb ik de uitdaging met plezier aanvaard. Het is me veel waard om getuige te zijn van de ‘tweede revolutie’ en er een bijdrage aan te leveren.” Zonder RGS verslechtert je positie in rap tempo “Ik ben van mening dat het bijhouden van de veranderingen, waarvan RGS er een is, essentieel is voor je bestaansrecht in deze branche. Je kunt als kantoor niet meer aankomen met ‘daar hebben we een excel-modelletje voor, dat doen we op onze eigen manier.’ Dat is niet houdbaar voor de toekomst. Niet dat bedrijven direct stranden als ze geen RGS geïmplementeerd hebben, maar je positie ten opzichte van je concurrentie verslechtert wel in rap tempo. Want je klanten worden ook mondiger. Ze gaan makkelijker naar een ander als die meer te bieden heeft of meer met zijn tijd mee gaat. Daar gaat dan wel een schifting plaatsvinden. Het zal misschien nog een paar jaar duren, maar het gebeurt wel. Als in vakbladen of tijdens netwerkbijeenkomsten gepraat wordt over veranderingen en je klant meldt dat ‘ie nog met een ordner vol bonnen onder zijn arm naar je toe moet, dan is er altijd wel iemand die vertelt hoe het ook kan. Want bedenk maar, als je geen boekhouder meer hebt, zou je hem missen? Het is vloeken in de kerk, maar het is toch onvoorstelbaar, dat je anno 2017 gegevens als WOZ, bonnen en je hypotheekrente in een envelopje bij je boekhouder brengt? Dat gebeurt nog steeds. Hij of zij voert het in en dan krijg je daar een factuur voor. Dat is het dan. Dan ben je als boekhouder de rem voor de verandering. En het is heel goed te automatiseren, onder andere met RGS. Mijns inziens moet een boekhouder tips geven waardoor hij zich terugverdient.” Van vertrouwen in cijfers naar vertrouwen in relaties “Of klanten zitten te wachten op advies? Als het toepasbaar en op maat is wel. Wat voor soort advies? Simpel: van de wieg tot het graf. In het leven van een grote of kleine ondernemer gebeurt heel veel. En je moet elkaar -leren- kennen. Dat je een vertrouwenspersoon bent of wordt. Wil hij een auto kopen, dan moet hij jou bellen. Beter nog: dat je als accountant je klant adviseert om een nieuwe auto te kopen omdat die oude is afgeschreven en die oude je geld kost. Dat geldt ook voor trouwen. De klant moet bij je komen met die vraag hoe hij moet trouwen, wat is de beste keuze. In gemeenschap van goederen of niet. Kinderen, studeren, pensioen, wat ga je doen als je niet meer wilt werken, geld op de spaarrekening. Die klant kan je verwijten dat je weet dat hij veel geld op een spaarrekening heeft staan met zo weinig rendement en dat je hem beter had moeten adviseren om bijvoorbeeld in onroerend goed te investeren. Zo ver zou het moeten gaan. Daarmee bind je klanten ook aan je. Als je de verkregen cijfers uit de administratie van een klant goed kunt interpreteren in plaats van alleen een jaarrekening opmaken, hebben ze ook echt wat aan je. Dan ga je van vertrouwen in cijfers naar vertrouwen in relaties. Als iedereen op zo’n geautomatiseerde wijze werkt, komt er een bulk aan efficiënte, bruikbare data waarmee je bijvoorbeeld kunt benchmarken. Het is toch super dat je big data, want daar hebben we het nu over, kunt bundelen en uitwisselen, uiteraard geanonimiseerd, binnen een bepaalde groep. Dan kun je echt van elkaar leren, zien hoe anderen het doen.” RGS als onderdeel van een bredere verandering “Tijdens mijn voorzitterschap van de Taskforce wil ik dat onze leden zich nog bewuster zijn van de veranderingen die eraan komen. Ik wil dat in 2018 twee keer zoveel kantoren RGS gebruiken als nu. Dat zal met het nodige kabaal gaan en daar zal ik wel een rol in spelen. Ik zal wel langs gaan bij kantoren om te zien hoe RGS-minded ze werken, of bij discussiebijeenkomsten aanwezig zijn. RGS leeft nog niet echt en die taak moeten we oppakken. En nu RGS 3.0 er is, als stabiele versie, dan heeft de markt geen ‘excuus’ meer. Ik zie RGS als onderdeel van een bredere verandering. We kunnen het meer als pakket aanbieden, met bijvoorbeeld e-facturatie met UBL, SBR, kassa- en salaris-software, dashboarding. Daar ben ik wel een voorstander van. Er is nog wat werk aan de winkel.” Bron: www.ReferentieGrootboekSchema.nl