Uncategorized Archieven - RGS-wonen

RGS invoeren? RGS-wonen en Skarp intensiveren samenwerking in praktische aanpak

Aad van Mil — Fri, 12 Mar 2021 11:18:15 +0000

De voordelen van het ReferentieGrootboekSchema (RGS) zijn evident. Door de implementatie van RGS is het mogelijk om direct W&V, kasstromenoverzichten en rapportages te genereren voor bijvoorbeeld de dVi, met een druk op de knop!

Om RGS in te voeren heb je niet alleen kennis van RGS nodig maar moet je ook heel goed begrijpen hoe corporaties werken! Het invoeren binnen de financiële afdeling gaat verder dan mooie (Power BI) dashboards alleen. Hoe zorgen we ervoor dat er ook daadwerkelijk gestuurd kan worden op de inzichten? En dat de administratieve processen ook zodanig zijn ingericht dat op de uitkomsten van de financiële indicatoren vertrouwd kan worden?

Al jaren werken Skarp en RGS-wonen samen. Eerst met Aedes om RGS in de sector geaccepteerd te krijgen. Daarna om deze in de (corporatie) praktijk te brengen. Al meer dan 25 klanten van Skarp werken op RGS, veelal op basis van mappingen die RGS-wonen heeft gemaakt.

De komende periode gaan we de samenwerking intensiveren. Skarp gaat de dVi2020 Power BI rapportage en de xbrl (SBR-wonen) aanlevering uitrollen. Deze verantwoordings-uitvraag van SBR-wonen gebruikt RGS 3.3. Samen met RGS-wonen gaat Skarp zorgen dat ook hoofdstuk 3 van de dVi er weer perfect uitrolt. Daarnaast gaan we samen de financiële afdelingen ondersteunen bij het goed implementeren van RGS binnen de administratieve processen.

We zijn heel blij dat Skarp, als meest innovatieve BI aanbieder van de sector, voor ons heeft gekozen als partner op gebied van RGS!

voor meer informatie, neem contact op of mail: aadvanmil@rgs-wonen.nl

Het bericht RGS invoeren? RGS-wonen en Skarp intensiveren samenwerking in praktische aanpak verscheen eerst op RGS-wonen.

Beheergroep RGS voor woningcorporaties

Aad van Mil — Mon, 31 Aug 2020 11:00:02 +0000

17 februari 2020

Het Referentie GrootboekSchema (RGS) dat Aedes in maart 2019 lanceerde, kent een jaarlijkse beheercyclus. Gebruikers van het RGS kunnen wijzigingsverzoeken indienen. De beheergroep RGS voor woningcorporaties beoordeelt deze en honoreert ze waar mogelijk.

(klik hier voor het volledige artikel van Aedes)

Het bericht Beheergroep RGS voor woningcorporaties verscheen eerst op RGS-wonen.

Woningcorporaties rapporteren efficiënt en effectief met het RGS

Aad van Mil — Mon, 31 Aug 2020 10:08:34 +0000

18 februari 2020

‘Als alle corporaties het rapporteren met behulp van het door Aedes ontwikkelde Referentie GrootboekSchema (RGS) goed inrichten dan leidt dit tot efficiëntere, effectievere en kwalitatief betere rapportages’, zo oordeelt Cees Caro na afloop van het project Verantwoordingsinformatie in één (dVin1).

Het project dVin1 ging van start met de introductie van het RGS in maart 2019. De woningcorporaties verenigd in Hyras (Ymere, Rochdale, De Alliantie, Haag Wonen en Stadgenoot) zochten manieren om de financiële processen te vereenvoudigen en de verantwoordingsinformatie efficiënter aan te leveren – system-to-system – zoals afgesproken met de convenantpartijen (het ministerie van BZK, de Autoriteit woningcorporaties, het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en Aedes).

(klik hier om het volledige bericht te lezen)

Het bericht Woningcorporaties rapporteren efficiënt en effectief met het RGS verscheen eerst op RGS-wonen.

RGS-wonen op NBA Open Podium

Jeroen Voogt — Thu, 06 Jun 2019 11:15:35 +0000

RGS-wonen is geselecteerd voor het NBA Open Podium Accounttech!

De meest aansprekende inzendingen voor het NBA Open Podium Accounttech zijn bekend. Het forum van het NBA Open Podium Accounttech heeft 9 van de 25 inzendingen geselecteerd. Zij mogen op 13 juni pitchen voor het forum en presenteren op het NBA Open Podium event.

Het proces en de criteria
De inzending bestond uit een template met vragen die door de deelnemers zelf zijn ingevuld en ingezonden. Op basis van het ingezonden materiaal heeft het forum een indeling gemaakt op categorie/onderwerp én fase waarin de inzending zich bevindt: idee, prototype of product. Vervolgens zijn per inzending op een schaal van 1 – 5 punten toegekend of basis van twee criteria:
1. Mate van innovatie (1-5 punten)
2. (potentiële) Impact (1- 5 punten)

De voor het forum meest aansprekende inzendingen zijn vervolgens geselecteerd.
Zowel de inzendingen die doorgaan als degenen die zijn afgevallen hebben in de week van 27 mei bericht ontvangen. Indien zij toestemming hebben gegeven zijn ze in het onderstaande overzicht vermeld met hun bedrijfsnaam, korte omschrijving van het idee/product, URL en eventueel videomateriaal.

(klik hier voor het volledige artikel van de NBA.)

Het bericht RGS-wonen op NBA Open Podium verscheen eerst op RGS-wonen.

‘Wat komt er na de jaarrekening?’

Jeroen Voogt — Thu, 06 Jun 2019 09:56:13 +0000

Terugblik op SBR symposium: ‘Wat komt er na de jaarrekening?’
23-05-2019
Het SBR symposium, wat op 22 mei bij de TU Delft gehouden werd, stond in het teken van de toekomstige rol van SBR. Na een korte terugblik op de afgelopen 20 jaar (waarvan 10 jaar onder naam SBR) presenteerden verschillende sprekers vanuit het bedrijfsleven, wetenschap en de overheid, hun visie op de verschuiving van documentuitwisseling naar data-uitwisseling, betrouwbaarheid van data, kwaliteit van data en gebruik van data.

Per onderwerp werd besproken wat de geschetste ontwikkelingen betekenen voor de doorontwikkeling van de SBR architecturen en wat de consequenties zouden kunnen zijn voor de rol die publieke en private partijen binnen SBR vervullen.

Het symposium leverde nieuwe inzichten op, zoals de noodzaak om onze keuzes aan te laten sluiten op de klantbehoefte, om te verkennen welke nieuwe gegevens- en processtandaarden het bestaande afsprakenstelsel kunnen versterken, om systematisch te werken aan data governance in de hele administratieve keten en een verdieping van kennis over SBR bij opleidingen en trainingen.

Deze inzichten zullen gebruikt worden om de SBR visie te herijken en nieuwe actiepunten te definiëren. Zowel de aangepaste visie als de actiepunten zullen door het SBR Beraad worden opgenomen in de herijkte Roadmap SBR.

Het bericht ‘Wat komt er na de jaarrekening?’ verscheen eerst op RGS-wonen.

RGS-wonen

rgswonen-beheer — Fri, 15 Mar 2019 09:00:15 +0000

De definitieve versie van het Referentie Grootboek Schema (RGS) 3.1 met de branche-uitbreiding voor de Woningcorporaties is beschikbaar. En nu?

Bezoek rgs-wonen.nl en ontdek de mogelijkheden. Maak gebruik van de informatie uit de kennisbank of kies uit de diensten die worden aangeboden.

Want het wordt pas leuk als je er mee aan de slag gaat. RGS-wonen helpt woningcorporaties graag in hun volgende stap met RGS. Bijvoorbeeld voor een eerste kennismaking met dit gestandaardiseerde rekeningschema of bij het inrichten en toepassen van RGS binnen de corporatie.

RGS-wonen combineert diepgaande kennis, ervaring van financiële processen en verantwoordingsinformatie bij woningcorporaties met inhoudelijke kennis van RGS en SBR. Ook werken wij samen met partners uit het RGS netwerk en het SBR programma om de sector optimaal te bedienen.

Kennisbank en service

Naast het belangrijke www.referentiegrootboekschema.nl biedt de website van RGS-wonen extra informatie specifiek verzameld voor woningcorporaties. Vind deze informatie in de snelgroeiende kennisbank, veel gestelde vragen, publicaties en interviews. Ook de meest actuele versie van het Referentie GrootboekSchema en de implementatiehandleiding welke met Aedes is opgesteld staan op de website.

Behoefte aan meer persoonlijke begeleiding? Via rgs-wonen.nl worden verschillende diensten aangeboden om actief met RGS aan de slag te gaan. Op verschillende niveaus en aangepast aan de behoefte van de corporatie.

Introductie workshop
RGS mappen aan het eigen rekeningschema
Rapportages of een dashboard
Continue ondersteuning met een service abonnement

Drijvende kracht achter RGS-wonen

Aad van Mil is de hoofdauteur van het RGS voor de woningcorporaties. Hij heeft als drijvende kracht samen met Aedes in een bijzondere ketensamenwerking het RGS-wonen rekeningschema tot stand gebracht. Door intensief samen te werken met alle stakeholders is er in korte tijd een zeer complete uitbreiding voor woningcorporaties verzorgt binnen de Nederlandse RGS. Hij is reeds bekend als vraagbaak en steunpilaar voor RGS. Nu is het tijd om ook actief naar buiten te treden. Hij helpt de sector bij het toepassen van RGS en daadwerkelijk te profiteren van de voordelen.

Het bericht RGS-wonen verscheen eerst op RGS-wonen.

Lanceerbijeenkomst Referentie GrootboekSchema

rgswonen-beheer — Thu, 24 Jan 2019 10:06:43 +0000

Tijd: 13:00 – 17:00

Locatie: Antropia, Cultuur- en Congrescentrum Landgoed de Reehorst, Hoofdstraat 8, Driebergen (navigeren naar nummer 26)

Op donderdag 14 maart vindt de lancering van het Referentie GrootboekSchema (RGS) plaats. Het RGS is sinds kort beschikbaar voor woningcorporaties. Het helpt corporaties hun administratie te standaardiseren en zo hun lasten te verlagen. Zowel corporatiemedewerkers als (software)leveranciers zijn welkom bij deze lanceerbijeenkomst. Het aantal plaatsen voor leveranciers is beperkt.
Zien we u tijdens deze lanceerbijeenkomst? U bent van harte uitgenodigd!

Programma

12:30	Inloop met broodje
13:00	Oplevering Woco-RGS	door Arjen Jongstra, bestuur Aedes en Nico Overdevest bestuurder Rochdale
13:15	Waarom RGS en het landelijke RGS-programma	door Robert Mul, voorzitter RGS-expertgroep & NBA
13:30	Toelichting RGS 3.1 voor Woningcorporaties: wat is het?, hoe is het gemaakt?, wat kunt u ermee?, waar moet u op letten?	door het Woco RGS-projectteam
13:45	Corporaties en hun softwareleveranciers laten zien hoe zij het RGS hebben geïmplementeerd. Welke aanpassingen waren nodig en wat kunt u er nu mee?
14:30	Pauze
14:45	– Parallelsessies met alle ERP-leveranciers Wilt u ook aan de slag met RGS? Neem dan deel aan de sessie door uw ERP-leverancier, die laat zien hoe zijn software RGS ondersteunt of gaat ondersteunen.
	– Parallelsessies voor leveranciers Werkt u bij een leverancier en wilt u meer over RGS weten? Kom dan naar deze sessie.
15:25	Pauze
15:30	Inspirerend toekomstperspectief met het RGS
16:00	Hoe past RGS in het SBR-wonen programma?	door Ketenteam SBR wonen
16:30	Netwerkborrel
17:30	Einde

Aanmelden
Aanmelden kan tot en met 10 maart.

Wie / wat / waar

Soort bijeenkomst	Netwerkbijeenkomst
Startdatum	14-03-2019 13:00 uur
Einddatum	14-03-2019 17:00 uur
Plaats	Hoofdstraat 8, Driebergen (navigeren naar nummer 26)
Locatie	Antropia, Cultuur- en Congrescentrum Landgoed de Reehorst
Kosten	Geen
Organisatie

Meer informatie / aanmelden

Het bericht Lanceerbijeenkomst Referentie GrootboekSchema verscheen eerst op RGS-wonen.

Standaarden laten je met nieuwe bril naar huidige processen kijken

rgswonen-beheer — Tue, 06 Nov 2018 16:50:21 +0000

De verantwoordingsdruk bij woningcorporaties is de laatste jaren sterk gestegen. Logisch dat corporaties daarom kijken naar mogelijkheden om makkelijker verantwoording af te leggen. Woningcorporatie Trivire uit Dordrecht is samen met Aareon een RGS-pilot gestart met als doel om op basis van gestandaardiseerde codering van financiële gegevens tot een grootboekrekeningschema te komen. Is volledige standaardisering het antwoord om de verantwoordingsdruk te doen verminderen? Een gesprek met Financieel Adviseur William Giltay.

Doordat de corporatiesector meer onder een vergrootglas ligt, is voor Trivire zowel intern als extern de verantwoordingsdruk toegenomen, legt William uit. “Binnen Trivire merken wij bijvoorbeeld dat investeringsbesluiten vragen om extra verantwoording. Buiten de corporatie zijn bijvoorbeeld de door de toezichthouders gevraagde dVi en dPi verantwoordelijk voor meer verantwoordingsdruk. Het belang van goede en soms uitgebreide verantwoordingsdocumenten is daardoor gegroeid. Daarbij wordt de lat voor deze producten steeds hoger gelegd voor zowel kwaliteit als snelheid.”

Andere rol
Om de groeiende druk bij te benen, heeft de Dordrechtse corporatie extra medewerkers in moeten zetten. “Verschillende medewerkers hebben een andere rol binnen de organisatie gekregen,” legt William uit. “Ze zijn verantwoordelijk gemaakt voor een bepaald proces inclusief alle data die in dat proces wordt gebruikt. Deze rol noemen wij: data-eigenaar. Daarnaast hebben wij meer fte toegewezen aan het maken van rapportages en de controle ervan. Daarop aansluitend is de invoering van de – voor Trivire nieuwe – functie van business controller, die het management advies geeft bij het nemen van strategische besluiten. Ook heeft de vraag om meer verantwoording effect gehad op de waardering van het bezit tegen marktwaarde in verhuurde staat. Hiervoor was voorheen andere data nodig, waardoor wij nu ‘nieuwe’ data moeten registreren.”

Kleine stapjes, juiste richting
Om gebruik te maken van standaarden om verantwoording makkelijker af te leggen, moest Trivire eerst de datakwaliteit verbeteren. William: “Wij hebben eerst naar de basis gekeken: de gegevens over ons bezit en de gegevens over onze klanten. Mijn motto is: je kunt beter kleine stapjes in de juiste richting zetten, dan slechts praten over die ene grote stap. Het aanwijzen van de data-eigenaren van bepaalde processen was daar een onderdeel van. Deze medewerker werkt samen met de proceseigenaar om de datakwaliteit voortdurend te borgen.”

Nieuwe bril
“Een voordeel van standaardiseren is dat met een nieuwe bril naar de huidige processen wordt gekeken,” vervolgt William. “We kijken waar het handig en doelmatig is om zoveel mogelijk te standaardiseren. Het uiteindelijke doel daarbij is efficiencywinst, en ruimte creëren om andere dingen op te pakken. Ik verwacht overigens niet dat Trivire – of welke corporatie dan ook – ooit volledig gestandaardiseerd wordt. Er zijn altijd gebieden die maatwerk vragen. Wel wordt hierdoor informatie uniform ontsloten aan gestandaardiseerde systemen. De kans op aanlevering van onjuiste informatie wordt verkleind.”

RGS-pilot
Een gebied waar William bijvoorbeeld nog genoeg ruimte voor maatwerk ziet, is bij het Referentie Grootboek Schema (RGS), een proces dat als doel heeft om op basis van gestandaardiseerde codering van financiële gegevens tot een grootboekrekeningschema te komen. “RGS is een standaard met een vooraf vastgestelde taxonomie, maar onder een bepaald niveau kun je die informatie naar wens verrijken. Salariskosten zijn bijvoorbeeld binnen RGS opgenomen, maar wij als Trivire willen ook onderscheid maken tussen verschillende medewerkersfuncties. Op die manier hebben wij intern het maatwerk dat wij willen, maar is de overkoepelende kostenpost ‘salariskosten’ standaard bruikbaar in RGS.”

De Dordrechtse corporatie voert de RGS-pilot uit met haar ERP-leverancier Aareon. “In deze pilot kijken wij of ons ERP-systeem Tobias AX voldoet aan de eisen om met RGS te kunnen werken. Tijdens de pilot kijken we naar bijvoorbeeld zaken waar we als gebruiker of leverancier tegenaan lopen bij de implementatie. Die ervaringen worden gedeeld en kunnen gebruikt worden bij het invoeren van RGS bij andere woningcorporaties.”

Meedenken en invloed uitoefenen
Eerder werkte de corporatie ook al mee aan een pilot voor system-to-system aanlevering van verantwoordingsdata. “RGS bouwt daarop voort. Wij zien het Referentie Grootboek Schema als essentiële basis om system-to-system te kunnen werken. Het grote voordeel voor ons is dat door mee te werken aan pilots, wij kunnen meedenken en invloed kunnen uitoefenen op de definitieve oplossing. We kunnen nu alvast met het gebruik van RGS oefenen, leren van onze fouten en met onze feedback anderen ervoor behoeden.”

Beter vergelijken
Naast het makkelijker afleggen van verantwoording wil Trivire door het gebruik van standaarden als RGS zichzelf beter kunnen vergelijken met collega corporaties. “Door onszelf te spiegelen met gelijkwaardige woningcorporaties kunnen wij zien waar we het – bijvoorbeeld financieel – goed of minder goed doen,” legt William uit. “Dit kan komen door een keuze, bijvoorbeeld het hebben van hogere incassokosten en tegelijkertijd minder ontruimingen en lagere huurachterstanden. Die informatie stelt ons vervolgens in staat de processen en bedrijfsvoering te verbeteren.”

Meer standaarden
“Ik verwacht dat standaarden als het Referentie Grootboek Schema de komende jaren gemeengoed in de sector zullen worden,” sluit William af. “Dat wordt vooral aangejaagd omdat de verantwoordingsvraag van dVi en dPi via Standard Business Reporting gaat lopen. Het is dan ook niet zo dat wij ‘klaar’ zijn na het invoeren van RGS. De komende jaren zullen er steeds meer standaarden komen vanuit externe toezichthouders om het verantwoorden efficiënter en makkelijker te maken. Ook zal er intern steeds meer worden gestandaardiseerd, zodat iedereen binnen Trivire dezelfde taal spreekt.”

Bron: CorporatieGids Magazine | Foto: Carin du Burck

Het bericht Standaarden laten je met nieuwe bril naar huidige processen kijken verscheen eerst op RGS-wonen.

Van cijfers naar advies

rgswonen-beheer — Thu, 13 Sep 2018 14:01:09 +0000

Van Blijderveen over het nut van RGS en de nieuwe rol van de boekhouder “De innovators hebben RGS al omarmd, nu de rest nog. Tijdens mijn voorzitterschap van de Taskforce wil ik dat onze leden zich nog bewuster zijn van de veranderingen die eraan komen. Men zal vroeg of laat het nut van RGS zien. Logisch, want de voordelen zijn groot en de mogelijkheden legio.” Het moge duidelijk zijn: Dirk-Jan van Blijderveen, de nieuwe voorzitter van de Taskforce Implementatie RGS is een enthousiaste pleitbezorger. “Ik zie de huidige automatisering als een tweede revolutie. De eerste revolutie was het computergebruik in onze branche. We zitten nu midden in de tweede, veel sterkere revolutie: de volledige automatisering van data. Er is altijd een groep die huiverig is voor die verandering, zij staan wantrouwig tegenover de digitalisering, tegenover de cloud en dergelijke. Maar stap voor stap zien de meesten de voordelen wel. ‘Hey dat kan ik gebruiken ook voor CBS, en voor de bank. Best handig.’” Dirk-Jan van Blijderveen, financieel en fiscaal dienstverlener, werd gevraagd om het voorzitterschap van Perry Telle over te nemen vanuit zijn rol als nieuw bestuurslid van NOAB. “Ik zou mezelf niet als innovator bestempelen, dus het leek me in eerste instantie een onmogelijke job. Perry heeft zoveel kennis en een groot netwerk. Maar ik ben gevraagd omdat ze me een voorbeeld vonden, doordat ik open sta voor de verandering en die ook doorzet in mijn eigen onderneming. Dus heb ik de uitdaging met plezier aanvaard. Het is me veel waard om getuige te zijn van de ‘tweede revolutie’ en er een bijdrage aan te leveren.” Zonder RGS verslechtert je positie in rap tempo “Ik ben van mening dat het bijhouden van de veranderingen, waarvan RGS er een is, essentieel is voor je bestaansrecht in deze branche. Je kunt als kantoor niet meer aankomen met ‘daar hebben we een excel-modelletje voor, dat doen we op onze eigen manier.’ Dat is niet houdbaar voor de toekomst. Niet dat bedrijven direct stranden als ze geen RGS geïmplementeerd hebben, maar je positie ten opzichte van je concurrentie verslechtert wel in rap tempo. Want je klanten worden ook mondiger. Ze gaan makkelijker naar een ander als die meer te bieden heeft of meer met zijn tijd mee gaat. Daar gaat dan wel een schifting plaatsvinden. Het zal misschien nog een paar jaar duren, maar het gebeurt wel. Als in vakbladen of tijdens netwerkbijeenkomsten gepraat wordt over veranderingen en je klant meldt dat ‘ie nog met een ordner vol bonnen onder zijn arm naar je toe moet, dan is er altijd wel iemand die vertelt hoe het ook kan. Want bedenk maar, als je geen boekhouder meer hebt, zou je hem missen? Het is vloeken in de kerk, maar het is toch onvoorstelbaar, dat je anno 2017 gegevens als WOZ, bonnen en je hypotheekrente in een envelopje bij je boekhouder brengt? Dat gebeurt nog steeds. Hij of zij voert het in en dan krijg je daar een factuur voor. Dat is het dan. Dan ben je als boekhouder de rem voor de verandering. En het is heel goed te automatiseren, onder andere met RGS. Mijns inziens moet een boekhouder tips geven waardoor hij zich terugverdient.” Van vertrouwen in cijfers naar vertrouwen in relaties “Of klanten zitten te wachten op advies? Als het toepasbaar en op maat is wel. Wat voor soort advies? Simpel: van de wieg tot het graf. In het leven van een grote of kleine ondernemer gebeurt heel veel. En je moet elkaar -leren- kennen. Dat je een vertrouwenspersoon bent of wordt. Wil hij een auto kopen, dan moet hij jou bellen. Beter nog: dat je als accountant je klant adviseert om een nieuwe auto te kopen omdat die oude is afgeschreven en die oude je geld kost. Dat geldt ook voor trouwen. De klant moet bij je komen met die vraag hoe hij moet trouwen, wat is de beste keuze. In gemeenschap van goederen of niet. Kinderen, studeren, pensioen, wat ga je doen als je niet meer wilt werken, geld op de spaarrekening. Die klant kan je verwijten dat je weet dat hij veel geld op een spaarrekening heeft staan met zo weinig rendement en dat je hem beter had moeten adviseren om bijvoorbeeld in onroerend goed te investeren. Zo ver zou het moeten gaan. Daarmee bind je klanten ook aan je. Als je de verkregen cijfers uit de administratie van een klant goed kunt interpreteren in plaats van alleen een jaarrekening opmaken, hebben ze ook echt wat aan je. Dan ga je van vertrouwen in cijfers naar vertrouwen in relaties. Als iedereen op zo’n geautomatiseerde wijze werkt, komt er een bulk aan efficiënte, bruikbare data waarmee je bijvoorbeeld kunt benchmarken. Het is toch super dat je big data, want daar hebben we het nu over, kunt bundelen en uitwisselen, uiteraard geanonimiseerd, binnen een bepaalde groep. Dan kun je echt van elkaar leren, zien hoe anderen het doen.” RGS als onderdeel van een bredere verandering “Tijdens mijn voorzitterschap van de Taskforce wil ik dat onze leden zich nog bewuster zijn van de veranderingen die eraan komen. Ik wil dat in 2018 twee keer zoveel kantoren RGS gebruiken als nu. Dat zal met het nodige kabaal gaan en daar zal ik wel een rol in spelen. Ik zal wel langs gaan bij kantoren om te zien hoe RGS-minded ze werken, of bij discussiebijeenkomsten aanwezig zijn. RGS leeft nog niet echt en die taak moeten we oppakken. En nu RGS 3.0 er is, als stabiele versie, dan heeft de markt geen ‘excuus’ meer. Ik zie RGS als onderdeel van een bredere verandering. We kunnen het meer als pakket aanbieden, met bijvoorbeeld e-facturatie met UBL, SBR, kassa- en salaris-software, dashboarding. Daar ben ik wel een voorstander van. Er is nog wat werk aan de winkel.” Bron: www.ReferentieGrootboekSchema.nl

Het bericht Van cijfers naar advies verscheen eerst op RGS-wonen.

Tom Koning: Steggelen over RGS. De kip, het ei én de stal

rgswonen-beheer — Thu, 06 Sep 2018 09:27:51 +0000

Steggelen over RGS is niet moeilijk. Maar er zijn inmiddels voldoende toepassingsmogelijkheden waarmee gebruikers nu al echt enorme sprongen kunnen maken. Denk aan nu beschikbare toepassingen voor dashboarding en data-analyse.

Deze zijn nog niet collectief omarmd, maar liggen wel binnen handbereik.

Een leuk kinderraadsel waar nog steeds geen antwoord op is: de eeuwenoude vraag wat er het eerst was, de kip of het ei. Diezelfde vraag zou nu kunnen worden gesteld in de Accountancy, wat zal er eerst zijn, succesvolle adoptie van RGS (waar Gerard Bottemanne deze week over rapporteerde) of data-analyse?

Data-analyse als impuls voor normalisatie

Data-analyse draagt bij aan de kwaliteit en effectiviteit van interne en externe beheersing. Door daar eerst mee te beginnen wordt de toegevoegde waarde van genormaliseerde gegevens duidelijk. Daardoor komen mensen vanzelf in beweging om gegevens te normaliseren. De praktijk wijst uit dat er succesvolle voorbeelden zijn, maar dat vraagt doorgaans een sterke focus en geduld. Het verkrijgen van data blijkt toch vaak iets bewerkelijker dan verwacht. De definitie van een audit file zou hier een aanknopingspunt voor een oplossing kunnen bieden. Moeilijker nog is het ontwerpen van analyses waarvan leiding en toezichthouders accepteren dat zij bestaande samenstel- of controlewerkzaamheden vervangen. Dat komt aan op de bereidheid stokpaardjes die soms als sinds het begin van de carrière zijn gekoesterd, de vrije loop te laten. Een belangrijk initiatief op dat gebied is de Analytics Library.

RGS verlaagt drempel toepassen data-analyse

Anderen zien het startpunt in normalisatie. Door RGS in te voeren, wordt de drempel om data-analyse toe te gaan passen verlaagd. Dan komt het proces van verandering van het beroep vanzelf op gang. Door een goede identificatie van gegevens kunnen financiële rapportages en aangiftes in een vloeiende stroom worden verzorgd en kan data-analyse met een beperkte investering worden ingezet.

In de praktijk blijkt echter dat het de kip, het ei én de stal tegelijk moeten zijn voor een succesvolle verandering. De inhoud van de in de praktijk uit te voeren werkzaamheden kan daarbij het aanknopingspunt zijn. Onderwerp voor onderwerp zouden de volgende stappen moeten worden doorlopen:

Wat wil je analyseren

Identificatie van de door middel van data-analyse uit te voeren werkstappen op basis van tijdsinvestering en toegevoegde waarde. Het zou misschien verwacht worden dat arbeidsintensieve onderwerpen als eerste moeten worden aangepakt, maar dat hoeft niet. Complexe analyses zijn soms moeilijker te doorgronden. Ze leiden daardoor mogelijk tot meer koud water vrees. Het is net zo zinvol om te beginnen met ‘kleine en simpele klusjes’. Die leiden namelijk ook af. Al is het een klein klusje ‘administratie openen -> tonen overzicht -> exporteren -> Kopieer en plak formule’, het kost toch zomaar 10 minuten inclusief documentatie, archiveren van de berekening en opstarten van de volgende taak. Op een samenstelportefeuille van 2.000 administraties zijn dat 9 werkweken waarvoor momenteel geen personeel te vinden is. Tijdens deze identificatie van onderwerpen kan overigens ook al blijken dat bepaalde complexere onderwerpen (nog) niet door middel van de audit file kunnen worden ingevuld. Zo ontbreken bijvoorbeeld de gegevens om een analyse van de omzet naar artikel te doen, of de gegevens om via de directe methode de operationele kasstroom te kunnen bepalen.

Bouwen van de analyse

Momenteel deelt men via de Analytics Library de inhoud van verschillende soorten analyses die zijn bedacht. Dat stelt gebruikers in staat daarmee zelf aan de gang te gaan. Het in alle openheid delen van die inhoud is zeer waardevol, maar ik verwacht niet dat men daarmee in grote getalen aan de gang gaan. Een autodealer onderhoudt ook niet zelf op basis van open source code zijn diagnosesysteem. Ondertussen zijn er partijen genoeg, zoals Analys.io, Easy2Analyse, Invantive, The Audit File Factory en Continuous Auditor, die analyses, die worden ontworpen door inhoudelijk deskundigen, kunnen automatiseren. Laat een accountant zijn werk doen in het interpreteren en opvolgen van de uitkomsten.

Testen en fijnslijpen van analyses

Dit betekent het draaien van een analyse op een grote hoeveelheid administraties om te kijken wat eruit komt. Dit proces heeft mij er al van overtuigd dat de kip én het ei er tegelijkertijd moeten komen. Soms brengt het testen van analyses hiaten in RGS aan het licht. Uit een analyse van rente op rekeningen courant met verbonden maatschappijen bleek bijvoorbeeld een asymmetrie tussen vorderingen en de rentebaten. Maar misbruik van RGS komt ook regelmatig voor. Zo leken wij te constateren dat er in een portefeuille sprake was van een cliënt met een enorme post goodwill zonder enige vorm van afschrijving. Bij nader onderzoek bleek dat men een pand op grootboekrekening 0100 (goodwill) had gezet. De omschrijving van die rekening was wel aangepast naar een pand, maar grootboekrekening 0100 stond in het standaard mapping schema gekoppeld aan BIvaGooVvp. Hier brengt het uitvoeren van een data-analyse het onjuist mappen naar RGS aan het licht. De lijst met voorbeelden op dit gebied is zo lang, dat het mij heeft overtuigd dat in ieder geval niet de kip óf het ei eerder zal zijn. Data-analyse en normaliseren door middel van RGS versterken elkaar en hebben elkaar nodig. Maar die twee zullen samen niet genoeg zijn. Het brengt me bij de laatste stap.

Valideren van de analyse

Dit is niet de kip of het ei, maar het nest. Het is het antwoord op de vraag: ‘Stel dat deze analyse is uitgevoerd, wat hebben we daar dan aan?’. Het betekent het zoeken van een balans tussen het blind vertrouwen op een groen resultaat uit een computer om daadwerkelijk werkzaamheden achterwege te laten en het dunnetjes moeten overdoen van analyses om op de computer te mogen vertrouwen. Daarvoor is het mogelijk noodzakelijk dat in samenspraak met NBA en/of de Belastingdienst wordt afgestemd welke toegevoegde waarde een analyse heeft en welke randvoorwaarden moeten worden ingevuld om van de uitkomsten gebruik te mogen maken. Als er na succesvol invoeren van het RGS zinvolle data-analyses worden uitgevoerd, en daarover ontstaat discussie met leidinggevenden of toetsers, dan kan die onzekerheid de voortgang van dit proces vertragen.

Dit proces van inhoudelijk opbouwen en verfijnen van Analytics Library, definitie van Audit File en indeling van Referentie Grootboek Schema gaat zich hoe dan ook voltrekken. Een mogelijkheid is door een gestructureerde discussie tussen marktpartijen in de overlegstructuren die daar nu voor bestaan. Maar het kan ook zijn dat bepaalde partijen daarin het voortouw nemen en met een succesvolle toepassing de wal het schip laten keren.

Maar dat die toekomst onvermijdelijk is, snapt iedereen die heeft aanschouwd hoe in 5 minuten de kwartaalcontrole voor de BTW op 500 administraties integraal en in detail wordt uitgevoerd.

Tom Koning is werkzaam bij Cygnus Atratus, contentleverancier en adviesbureau op het gebied van kwaliteitsbeheersing bij accountantsorganisaties.

Het bericht Tom Koning: Steggelen over RGS. De kip, het ei én de stal verscheen eerst op RGS-wonen.